电子会计档案系统
一、法律背景：
根据财政部、国家档案局于2020年3月23日联合发文，财会〔2020〕6 号【关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知】，具体规定如下：
为适应电子商务、电子政务发展，规范各类电子会计凭证的报销入账归档，根据国家有关法律、行政法规，现就有关事项通知如下：
一、本通知所称电子会计凭证，是指单位从外部接收的电子形式的各类会计凭证，包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子会计凭证。
二、来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力。
三、除法律和行政法规另有规定外，同时满足下列条件的，单位可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档：
（一）接收的电子会计凭证经查验合法、真实；
（二）电子会计凭证的传输、存储安全、可靠，对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现；
（三）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据，能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务，能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序，且能有效防止电子会计凭证重复入账；
（四）电子会计凭证的归档及管理符合《会计档案管理办法》（财政部国家档案局令第79号）等要求。
四、单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。
五、符合档案管理要求的电子会计档案与纸质档案具有同等法律效力。除法律、行政法规另有规定外，电子会计档案可不再另以纸质形式保存。
六、单位和个人在电子会计凭证报销入账归档中存在违反本通知规定行为的，县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门应当依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等有关法律、行政法规处理处罚。
七、本通知由财政部、国家档案局负责解释，并自发布之日起施行。
二、电子会计档案的特征：
会计电子档案是指以磁性介质形式储存的会计核算的专业材料，是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。它包括电子凭证、电子账簿、电子报表、其他电子会计核算资料等。
1．会计电子档案对环境的依赖性强。会计电子档案的使用依赖于计算机的硬件和软件系统，会计电子档案的储存对周围环境要求苛刻。磁性介质对环境的要求较高，不仅要防水、防火，还要防尘、防磁，而且对温度还有一定要求，从而增加了数据的脆弱性。如果不在数据安全方面加强管理，则数据丢失和毁损的可能性较之手工会计系统大大提高。
2.会计电子档案缺乏直观可视性。传统的会计档案具有直观可视性，而存储在磁性介质上的会计电子档案必须在特定的计算机硬件和软件环境中才能可视。数字化的特征使会计电子档案缺乏视觉的直接感染力，导致会计电子档案与会计信息使用者之间缺乏人性化的和谐关系。
3.会计电子档案具有技术性。技术文档主要是指与会计电子档案的设计和使用密切相关的技术性文档，解释会计电子档案的设计和运行情况。技术文档主要分为开发性技术文档和使用性技术文档。开发性技术文档主要描述会计电子档案系统开发过程中的各种分析、设计情况。使用性技术文档主要用来指导用户对会计电子档案系统进行操作、利用。
4.会计电子档案控制的复杂性。一般来说，信息化程度越高，采用的程序化控制要求也越多。目前我国常用的程序化控制有计算机软件控制、输入数据的机内检验等。会计电子档案系统控制技术的复杂性表现在系统人工控制与各类程序化控制相结合。
5.会计电子档案管理缺乏有效的安全与保密措施。从电子数据的数据结构来看，电子数据具有数据高度集中的特点，因而非常容易泄密。传统会计实行纸质档案管理，在网络时代，新型磁性介质档案管理将取代纸质档案管理成为新的管理方式。电子数据是以数字编码的形式存储在各种磁性介质上的，而磁性介质不但体积小而且存储容量大，因此电子数据资料非常容易泄密，并且泄密的危害性大、范围广、涉及的时间长。
三、电子会计档案存在的问题及成因：
1.会计档案载体：电算化会计虽已实施，但因为实施时间不长，财会人员和单位领导对会计电算档案的组成内容不甚了解，缺乏管理会计档案的经验，很多单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，未实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。没有建立专门的电算化会计档案保护制度；从而影响会计档案的完整性。
2.缺乏必要的计算机维护、网络安全人才：电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题，但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训，然后就去操作系统，在一定层面上而言，会计人员仅学会了操作，而管理与维护对他们而言就非常陌生，由此导致的结果与损失也非同小可。
3.对会计电算化本身理解的偏差多数企业的会计人员，仅仅将电算化看成自动运算做帐的工具，而忽视了它本身所应包含的管理会计分析、预测、决策等功能，从而心理上缺乏对会计电算化档案管理的重视。档案管理工作尚未引起有关领导的重视，对归档工作重视不够，档案部门缺乏必要的措施及相应的业务指导，妨碍了电子文件、数据的归档。
4.会计档案管理制度不完善：由于电算化会计档案更易在不知觉的情况下被修改，因此在没有及时修订单位的会计档案管理制度，没有制定相应的会计电算档案保管人员职责情况下，会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。同时由于没有完善的、针对电子文件的制度规范，电算化会计档案的归档工作处于无序状态。归档时仍旧沿袭手工管理时的老做法，只归档纸质文件，而且是将原来用手工记录的账簿、报表，改成了用计算机打印出来的账簿、报表。
四、海程信息管理系统电子会计档案一体化解决方案
1、多渠道归集财务资料。传统管理模式下，财务资料的获取需要登录各个业务系统或者到每个业务部门进行收集，纸制版的资料，为了符合双套制的管理规范，还需要进行数字化加工扫描，才能完成收集工作。海程会计档案系统，通过档案接收接口，从发票管理系统获取查重验真后的发票信息，从支付管理系统获取所有与支付相关的原始会计凭证等资料，从报表管理系统获取各类会计报表等资料。自动生成各类会计分录所需的原始电子凭据附件，并上传ERP系统作为会计附件永久保存。
2、规范整理档案。传统管理模式下，财务部门或者档案管理员需要根据档案管理的规范对档案资料进行登记、著录等操作，档案的编号也需要人工记录，著录好的资料还需进一步的校对检查再组卷，耗时耗力，且存在很多重复操作的功能。海程会计档案系统，支持预设档案的分类和整理规则，自动对于档案进行初步整理，包括档案分类、档案编码、档案存放等。
3、统一管理档案。传统会计档案归档环节，财务人员需要收集纸质发票，打印相关凭证、账簿和报表，将同一业务相关的单据通过手工进行匹配，在核对其完整性和准确性之后进行装订分册，工作重复且准确率难以保证。海程电子会计档案系统能够对接收整理后的档案，在系统中自动进行统一的归档管理，形成档案的正式库。能够将归档后的财务资料通过一个案卷把整个业务过程串联起来。可以根据企业的实际需要，将自动生成的会计档案作为ERP会计交易电子附件保存，也可以通过相互关联的索引关系，在电子会计档案系统中直接存放。
4、档案检索。传统档案管理模式，用户想要对于档案进行调阅时，档案定位查找困难，且档案被反复拆订、翻阅、复印、借出，造成较大毁损和丢失风险，由于实物档案与业务部门的分离，异地调阅困难，档案检索数据的缺失，也导致档案管理部门难以实现对业务部门借阅需求的精准把握和实时响应。海程电子会计档案系统，满足用户需要对于档案进行在线管理，各用户可以凭借各自的权限设定自主查阅各类档案，并自动记录各类查阅及下载信息。
5、操作过程自动形成档案资料，无需另行管理和设置。海程电子会计档案系统并非一个独立的电子档案系统，而是由系统根据档案规则和求自动提取和生成的档案资料，该过程无实质性额外的档案管理工作，完全通过规范化操作从各模块自动生成，避免了各种人为管理可以造成的遗漏或缺失，从而形成电子化、流程化、规范化、合法化、可索引、可追查、可验证、可防重等所有要求的标准化电子会计档案系统。
